เคล็ดลับสำหรับทำงานที่บ้านด้วยโซลูชั่น Microsoft Teams

Microsoft Teams พร้อมช่วยให้เรื่องการเชื่อมต่อภายในองค์กรติดต่อได้ตลอดเวลาไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน หรือสถานการณ์ไหนก็ตาม และสำหรับเหล่าแอดมินด้านไอทีก็สามารถให้การสนับสนุนพนักงานผ่าน Microsoft Teams ที่มีการอัพเดทใหม่และมีประสิทธิภาพกว่าเดิม

ข้อมูลเคล็ดลับ 4 แนวทางปฏิบัติ ที่จะช่วยให้สามารถทำงานได้จากที่บ้าน หรือที่อื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด 

1. ใช้ประโยชน์จากการประชุมให้ได้มากที่สุด

การประชุมนั้นขึ้นกับคนที่เข้าร่วมเป็นหลัก ไม่ใช่ตัวเทคโนโลยี ดังนั้นการประชุมที่ให้ประสิทธิภาพดีที่สุดคือ การมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน สามารถใช้คำอธิบายการประชุมเพื่อลงรายละเอียดเกี่ยวกับเป้าหมายดังกล่าวได้ นอกจากนี้ยังสามารถศึกษาวิธีการผลักดันการทำงานเป็นทีมให้ดียิ่งขึ้นได้จาก aka.ms/ArtofTeamwork

• ใช้การแชทเพื่อแบ่งปันการแจ้งเตือน หรือเอกสารที่ต้องการให้ศึกษาล่วงหน้าไปยังผู้เข้าร่วมก่อนเวลาประชุม
• บันทึกการประชุมไว้ ในกรณีที่องค์กรสามารถให้กระทำได้

2.เน้นการมีส่วนร่วม ใช้ประโยชน์จากวิดีโอของคุณ

ถ้ามี Bandwidth เพียงพอ ให้เปิดโหมดวิดีโอ โดยมีเคล็ดลับในการทำภาพพื้นหลังให้เบลอ ถ้าไม่ต้องการให้พื้นหลังรบกวนความสนใจ การใช้วิดีโอจะยกระดับการประสานงานในที่ประชุมได้มาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเข้าใจวิธีการเข้าร่วมประชุมผ่าน Teams ก่อนจะเริ่มการประชุม

• ฝึกการมีส่วนร่วม ด้วยการถามความเห็นจากทุกคน ถ้าเสียงของใครเบาเกินไป หรืออุปกรณ์ของเขากำลังมีปัญหา ให้รีบแก้ไขตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นของการประชุมเพื่อที่บุคคลนั้นจะไม่ถูกทอดทิ้งระหว่างการประชุม

3.จดบันทึกและลงรายการงานที่ต้องทำ แบ่งปันเอกสารที่มีการใช้งานบ่อย

• จดบันทึกและแบ่งปันรายการงานที่ต้องตามผ่านแชท เนื่องจากเราจะติดตามความคืบหน้าได้ยาก ถ้าไม่มีหลักฐานหรือแผนงานที่เป็นรูปธรรม ลองใช้ประโยชน์จากแอปฯ อย่าง Planner ในการติดตามงาน
• สำหรับงานที่มักจะต้องประชุมเตรียมพร้อม แล้วต้องมีการเรียกคุยติดตามงานในภายหลัง แนะนำให้จัดการประชุมติดตามผลที่ใช้เวลาสั้นๆ ประมาณ 15 นาทีในวันถัดไป โดยให้แน่ใจว่าระบุงานที่ต้องเตรียมพร้อมล่วงหน้าในคำเชิญการประชุมด้วย
• สำหรับช่องทางการสื่อสารต่างๆ นั้น ให้สร้างหมวดหมู่หรือ Tap เฉพาะที่มีไฟล์ เว็บไซต์ หรือกระดานข้อมูลที่สำคัญ เพื่อให้เนื้อหาดังกล่าวพร้อมสำหรับการเข้าถึงจากทุกคนในทีม

4.ปรับแต่งพื้นที่การทำงานแบบ Virtual

• ปักหมุดห้องแชทรวมที่ใช้บ่อย เพื่อให้ขึ้นมาอยู่ด้านบนให้ใช้สะดวกอยู่เสมอ
• ปรับแต่งทีม โดยดึงเอาทีม มาจัดเรียงตามลำดับความสำคัญ และซ่อนทีมที่คุณไม่ได้ทำงานร่วมกันบ่อย
• จัดการการแจ้งเตือนในการตั้งค่าโปรไฟล์ของคุณ เพื่อที่จะได้รับเฉพาะการแจ้งเตือนที่ต้องการ
• ติดตั้งแอปฯ Teams บนอุปกรณ์พกพา เพื่อให้สามารถเข้าร่วมและประสานงานกับทีมได้อย่างง่ายดายขึ้น

สามารถดาวน์โหลดโปรแกรมสำหรับ Microsoft Teams ได้ฟรี https://products.office.com สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมจาก online สามารถเช็คได้ที่ https://aka.ms/TeamsHelp